Boljša evidenca delovnega časa s sodobno programsko opremo

Tudi vas zanima, kako je evidenca delovnega časa lahko izboljšana? No, če ste pravi podjetnik, potem boste zagotovo želeli izvedeti kaj več o tem. Na srečo pa bomo ravno o tem govorili v temle kratkem članku. Kot vemo, je evidenca delovnega časa na delovnem mestu izjemno pomembna, saj je najbolj dragocena surovina, če temu lahko tako rečemo, ravno čas. Čas je tisti, ki diktira, h komu bo šel denar in kolikšen pa bo ta znesek, ki ga bo vsak posamezni zaposleni prejel, pa bo narekovala ravno evidenca delovnega časa.


Kako pa evidenca delovnega časa začne delovati v našo prid?

Odgovor na to vprašanje je precej enostaven. Tako kot napreduje človeštvo in tehnologija, morajo napredovati tudi naša podjetja. Sodobna programska oprema je namreč bistvenega pomena za vsako podjetje, saj le s pomočjo najnovejših in najbolj naprednih sistemov, s katerimi je evidenca delovnega časa vodena, lahko zagotovimo, da bo naše podjetje cvetelo tako kot smo si v osnovi zamislili. Res je, da novejša, kot je oprema, več bo potrebno investirati.

Ampak ali ni res, da s sodobno programsko in konec koncev tudi strojno opremo lahko bistveno izboljšamo celoten proces in odpravimo izgube, katere so se s preteklimi sistemi kar naprej pojavljale? Seveda je. Potrebno je stopiti s korakom v čas in to še posebej, ko gre za nekaj takega kot je evidenca delovnega časa. Sodobna programska oprema pa omogoča poleg manjših izgub, če sploh kakšnih izgub, tudi druge možnosti. Zaposleni namreč lahko svoje ure beležijo preko vseh možnih naprav. Nekateri od teh so na primer že poznani terminali, v katere ali vtipkajo svoje kode ali pa uporabijo kartico.

Poleg teh pa se danes vedno bolj uporabljata dva načina. Prvi je preko spleta in drugi je preko mobilnih telefonov.  V osnovi lahko namreč uporabimo pametni telefon, da gremo na splet in v portal, preko katerega se vodi evidenca delovnega časa. Možnosti so skoraj neskončne in predvsem izjemno uporabne. Odločitev pa je vedno vaša.

Programska oprema za obračun plač in njeno delovanje

Modernizacija in instalacija nadzorovalnih naprav nista nič novega. Ravno tako ni nič novega, da se na delavnih mestih pojavljajo aparati, kateri beležijo obračun plač. Za te aparate pa je seveda potrebna programska oprema. Poglejmo si kakšno programsko opremo imamo na voljo za obračun plač in kako nam lahko izboljša rezultate, ko izvajamo tako delo, saj konec koncev sedaj že vsi vemo, kako zelo pomembno je, da se razvijamo tako mi, kot naše podjetje.

Dva enostavna primera, ki obračun plač izjemno olajšata

Prvi primer programske opreme služi bolj za vodenje evidence delovnega časa, ki ga vsak posameznik potroši, ko pride na delo za neko določeno podjetje.  V tem primeru torej ne gre za direkten obračun plač, ampak bolj za sledenje prihodom, odhodom, službenim izhodom in podobno, ki pa so na koncu seveda pomembni, da vidimo koliko časa neka oseba preživi na delovnem mestu.

Drug primer programske opreme pa je bil narejen ravno za lažji obračun plač, pri katerem je potrebno povedati to, da avtomatsko obračunava vse morebitne postavke. Na primer, redno delo, nočno delo, delo ob praznikih, koliko dopusta je koristila oseba in še mnogo drugih primerov. To, kar pa tak program naredi tako izjemno naprednega, pa je to, da za obračun plač ni več potrebno ročno pretipkavati podatkov v računovodski program, ampak ga program, ki je integriran z mnogimi vodilnimi računovodskimi programi, v katerega nam torej avtomatsko pošilja podatke od vseh oseb.

Poleg teh dveh primerov, ki služita za obračun plač, pa podjetje seveda ponuja še mnogo več programske opreme, katera nam omogoča izjemno fleksibilnost, ko pride do razporeditve delovnega časa, integracijo mobilnih telefonov, spletne registracije in tako dalje. Če smo torej podjetnik in vidimo, da naše podjetje raste iz leta v leto, naš obračun plač pa traja dlje in dlje, potem je vredno razmisliti, ali je napočil čas za nadgradnjo.

Potni nalogi so danes lahko spisani izredno hitro

Če imate manjše podjetje, v katerem ste na samem začetku poslovanje upravljali ročno, prav tako pa tudi urejali papirje za računovodstvo izključno papirno, potem prav gotovo veste, kako izgledajo potni nalogi, ki se jih piše ročno v prav za to namenjene in naprej pripravljene obrazce z oznako 4,7. Sicer z njimi ni čisto nič narobe, gre za obrazce, ki so pripravljeni v skladu z zakonom, vendar pa je izpolnjevanje le –teh izjemno zamudno.

Če pa pogledamo zelo dobro rešitev, pa so pri podjetju Špica potni nalogi pripravljeni tako hitro, da noben od zaposlenih nima več izgovora, da potni nalogi vzamejo preveč časa, da bi jih napisal. Nudi pa pravzaprav le zelo dobro rešitev podjetje Špica potni nalogi pa so s to rešitvijo, ki je sistemska in se jo integrira v samo poslovanje in poveže potem s plačami in ostalim, kar je nujno potrebno in kar potni nalogi potegnejo za sabo, tako veliko hitreje pripravljeni.

Sicer se tovrstna rešitev plača, vendar pa se takšna naložba vsekakor splača, saj če se potni nalogi pišejo na roke, vzame to zelo veliko časa in med tem časom bi lahko zaposleni naredil marsikaj drugega, s čimer bi podjetje dejansko zaslužilo. Zato se vsekakor splača, da se potni nalogi ne pišejo več ročno, saj so se pisali ročno takrat, ko sistemi še niso bili toliko razviti, da so omogočali optimizacijo dela zaposlenega. Hkrati pa danes tudi vsi točno vemo, koliko zaposleni stane, saj se tudi stroški dela višajo.